Als Grundlage der Rechnungslegung der Gemeinden dient das Handbuch über das Rechnungswesen der öffentlichen Haushalte der kantonalen Finanzdirektorinnen und -direktoren. Die wichtigsten Bestandteile in diesem Harmonisierten Rechnungsmodell (HRM) sind der Finanz- und Aufgabenplan, das Budget und die Jahresrechnung. Das Modell findet keine direkte Anwendung, sondern fliesst über die kantonalen Gesetzgebungen ein. Die Rechnungen der Zürcher Gemeinden sind somit untereinander und mit jenen anderer Schweizer Gemeinden vergleichbar.
Die Jahresrechnung zeigt die finanzielle Lage der Gemeinde sowie die finanzielle Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr und zum Budget. Sie enthält insbesondere: die Bilanz inklusive Anlagenbuchhaltung und Inventar, die Erfolgsrechnung, die Investitionsrechnung, die Geldflussrechnung und den Anhang.
Die Bilanz enthält auf der Aktivseite die Vermögenswerte, auf der Passivseite das Fremdkapital und das Eigenkapital. Die Vermögenswerte teilen sich in das Finanz- und das Verwaltungsvermögen auf. Die Bilanz zeigt auf den 31.12. eines Jahres die Vermögenslage (Aktiven) und die Mittelherkunft (Passiven).
Die Erfolgsrechnung enthält den Aufwand und den Ertrag eines Rechnungsjahres. Sie zeigt als Resultat den erzielten Erfolg (Gewinn oder Verlust).
In der Investitionsrechnung werden die Ausgaben eingestellt, die der Gemeinde einen mehrjährigen Nutzen bringen. Das kann zum Beispiel der Bau oder die umfassende Sanierung einer Gemeindestrasse mit sämtlichen Werkleitungen sein. Die Investitionsrechnung zeigt jedes einzelne Vorhaben und sorgt dadurch für Transparenz darüber, was zu welchem Preis gebaut wurde. Es wird zwischen Verwaltungsvermögen (VV) und Finanzvermögen (FV) unterschieden. Das Verwaltungsvermögen umfasst jene Vermögenswerte, die unmittelbar der öffentlichen Aufgabenerfüllung dienen (z. B. Schulhaus). Das Finanzvermögen umfasst jene Vermögenswerte, die ohne Beeinträchtigung der öffentlichen Aufgabenerfüllung veräussert werden können.
Die Geldflussrechnung informiert über die Herkunft und Verwendung der Geldmittel. Sie zeigt, für welche betrieblichen Tätigkeiten (z. B. Löhne) Geld gebraucht wurde und aus welcher Quelle Geld in den Haushalt geflossen ist. Weiter informiert sie darüber, wieviel Geld investiert wurde und ob dafür Gelder aufgenommen werden mussten oder zurückbezahlt werden konnten.
Der Anhang liefert weitere Angaben für die Beurteilung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. So enthält er zum Beispiel den Beteiligungsspiegel. Aus diesem ist ersichtlich, an welche Organisationen die Gemeinde Aufgaben ausgelagert hat.
Gemeinden investieren hohe Summen in die Infrastruktur. Deshalb erstellen sie auch eine Anlagebuchhaltung. Sie enthält Angaben zum Anschaffungswert oder der Nutzungsdauer der Infrastruktur. Dadurch sollen Informationen für die gleichmässige Erneuerung oder Instandhaltung der Infrastruktur laufend zur Verfügung stehen.
Das Inventar ist ein detailliertes Bestandesverzeichnis aller Vermögenswerte und gehört zu einem ordnungsgemässen Jahresabschluss. Bei Gemeinden ist ein Nachweis mittels Inventar hoch zu gewichten, da sie öffentliche Gelder einsetzen.
