Die Gemeinde muss die Öffentlichkeit gebührend informieren. Die Kommunikation in der Gemeinde sollte die folgenden Standards erfüllen:
- aktiv im Sinne einer Bringschuld
- frühzeitig und rechtzeitig auch zu negativen
Themen - sachlich und wahr
- einheitlich im Sinne des Kollegialitätsprinzips
- koordiniert zwischen den Akteuren
- kontinuierlich und nicht nur zufällig
- transparent
- zielgruppen- und mediengerecht
Ein Kommunikationskonzept hilft den Verantwortlichen, die Ausgangslage, die Kommunikationsziele und deren Planung und Umsetzung zu organisieren. Darin werden neben den einzelnen Zielen auch die Zuständigkeiten und die entsprechenden Kommunikationsinstrumente definiert. Klassische Instrumente sind etwa das amtliche Publikationsorgan, die Gemeinde- Webseite, das Flugblatt, die Informationsveranstaltung, der Anschlagkasten oder der Newsletter. An Bedeutung gewonnen haben auch die sozialen Medien sowie Medienmitteilungen oder -konferenzen. Diese Kanäle müssen spontaner und reaktionsintensiver bewirtschaftet werden. Wichtig sind die interne Absprache und eine klare Zuteilung von Zuständigkeiten, damit mit einer Stimme gesprochen wird und alle auf gleichem Informationsstand sind. Dies hilft auch für eine allfällige Krisenkommunikation, wo schnell, transparent und offen kommuniziert werden muss.
Wichtig ist das sogenannte Öffentlichkeitsprinzip. Demnach hat jede Person das Recht, amtliche Dokumente einzusehen und von den Behörden Auskünfte über den Inhalt amtlicher Dokumente zu erhalten. Damit sind Gesetze, aber auch Entscheide und Verträge gemeint, sofern nicht namhafte persönliche oder öffentliche Interessen der Veröffentlichung entgegenstehen (Datenschutz). Die Gemeinden im Kanton Zürich sind zudem verpflichtet, ihre Unterlagen in einem Archiv aufzubewahren.
Der richtigen Kommunikation vor Wahlen und Abstimmungen kommt eine besondere Bedeutung zu. Die Stimmberechtigten sind hinreichend, aber auch zurückhaltend und faktenorientiert über den Abstimmungsgegenstand zu informieren, zum Beispiel im Beleuchtenden Bericht. Öffentliche Auftritte von Behördenmitgliedern und Verwaltungsfachleuten müssen sachlich, objektiv und verhältnismässig sein. Bei Wahlen sind behördliche Informationstätigkeiten und Einflussnahmen grundsätzlich ausgeschlossen, soweit sie über neutrale Informationen zum Wahlverfahren hinausgehen.
