Für die Sitzungen der Gemeindeexekutive gibt der Organisationserlass den groben Rahmen an. Darin finden sich zum Beispiel Informationen über den genauen Sitzungsablauf, die Aktenauflage, den Beschlussfassungsprozess und das Protokoll.
Für gute Sitzungen braucht es eine detaillierte Vorbereitung, eine gute Leitung und eine sinnvolle Nachbearbeitung. Sitzungen sollten zudem Raum und Zeit für einen offenen Austausch, Vernetzung und Diskussionen zur allgemeinen Strategie bieten. Die traktandierten Geschäfte werden idealerweise in Kategorien (Beschluss, Diskussion, Information) eingeteilt, damit die Beteiligten sich entsprechend vorbereiten können. Der Gemeindevorstand bestimmt den Sitzungsrhythmus und legt fest, bis zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form Anträge zu den zu behandelnden Geschäften vorliegen müssen.
Sitzungen in der Gemeinde werden protokolliert. In der Regel handelt es sich um ein Beschlussprotokoll, bei dem nur der Wortlaut des Entscheids festgehalten wird.
Besonderen Stellenwert haben die Ausstandsvorschriften. Diese beziehen sich im Gegensatz zu den Unvereinbarkeitsregeln nur auf ein konkretes Geschäft und sind deshalb bei jedem Traktandum gesondert zu beachten. Sie gewährleisten die korrekte Zusammensetzung der kommunalen Stellen bei der Entscheidungsfindung in einzelnen Sachgeschäften oder Wahlen. Es ist deshalb auch vorgeschrieben, dass die Behördenmitglieder ihre Interessenbindungen offenlegen müssen. Darunter fallen zum Beispiel wesentliche Beteiligungen an einer juristischen Person.
Grundsätzlich muss ein Behördenmitglied in den Ausstand treten, wenn Angelegenheiten verhandelt werden, an denen es selbst, Ehepartner oder nahe Verwandte ein unmittelbares persönliches Interesse haben. Eine Ausstandspflicht besteht zum Beispiel, wenn ein Behördenmitglied bei der Behandlung eines Baugesuches gleichzeitig Organ einer als Partei beteiligten Ingenieurfirma ist.
Wer sich im Ausstand befindet, muss den Raum für die Beratung des Geschäftes verlassen. Seine blosse Anwesenheit könnte die Diskussion und die Entscheidungsfindung beeinflussen.
Die Verhandlungen des Gemeindevorstandes sind nicht öffentlich. Die Vorgänge in der Behörde, die Diskussionsbeiträge und das Abstimmungsverhalten der einzelnen Mitglieder sind vertraulich. Dies ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass die Mitglieder offen, unter Ausschluss der Medien und der breiten Öffentlichkeit, diskutieren und parteiübergreifende Lösungen finden können. Das ist nötig, damit der Gemeindevorstand nach aussen als eine Einheit auftritt und die Gemeinde glaubwürdig und entschlossen handeln kann. Dies ist ein Ausfluss des Kollegialitätsprinzips.
Zudem sind die Mitglieder des Gemeindevorstands zur Verschwiegenheit verpflichtet über Angelegenheiten, die sie in ihrer amtlichen Stellung wahrgenommen haben, sofern der Bekanntgabe der Information überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.