Die Stimmberechtigten wählen aus ihrem Kreis die Vorstandsmitglieder. Der Gemeindevorstand ist verantwortlich für die Aufgabenerfüllung. Dabei unterstützt ihn die Gemeindeverwaltung.
Der Gemeindevorstand organisiert die Gemeindeaufgaben meist in Ressorts und verteilt diese auf die einzelnen Vorstandsmitglieder. Sie stehen ihrem Ressort und den Verwaltungsfachleuten vor, welche die dazu gehörenden Aufgaben erfüllen. Dies entspricht einem departementalen Führungsmodell.
Einzelne Gemeinden ordnen den Vorstandsmitgliedern nur einen Themenbereich zu, während eine Verwaltungschefin oder ein Verwaltungschef oder eine Gruppe davon die Verwaltung leitet. Dann spricht man von einem CEO-Modell oder einem Geschäftsleitungsmodell.
Der Gemeindevorstand überträgt die Aufgaben, die nötigen Kompetenzen sowie die damit verbundene Verantwortung an Verwaltungsfachleute. So können diese die zur Aufgabenerfüllung nötigen Massnahmen umsetzen. Sie müssen dem Gemeindevorstand über die Aufgabenerfüllung Rechenschaft ablegen. Die Vorstehenden eines Ressorts müssen wissen, wie die Verwaltung Handlungsspielräume und Entscheidbefugnisse nützt. Sie dürfen zudem Geschäfte aus dem delegierten Zuständigkeitsbereich zum Entscheid an sich ziehen. Von dieser Möglichkeit sollten sie aber zurückhaltend und nur in wichtigen Fragen Gebrauch machen.
Die Delegation von Aufgaben an die Verwaltung hat Grenzen: Wichtige Angelegenheiten müssen die gewählten Behördenmitglieder entscheiden und vertreten. Die Verwaltung muss sie dabei unterstützen und beraten. Die Wichtigkeit einer Angelegenheit hängt von ihren Auswirkungen ab, also von der Zahl der Betroffenen sowie der Intensität und der Dauer ihrer Betroffenheit. Ausschlaggebend sind auch die Sensibilität der Öffentlichkeit sowie das politische Engagement des Behördenmitglieds für eine Angelegenheit.
Vielerorts plant der Gemeindevorstand zusammen mit den leitenden Verwaltungsangestellten, wohin er die Gemeinde in den kommenden Jahren führen will. Solche Pläne tragen Namen wie Vision, Leitbild, Strategie oder Legislaturprogramm. Sie münden letztlich alle in den Finanz- und Aufgabenplan, der jährlich für mindestens die folgenden vier Jahre festgelegt wird. Nachdem der Gemeindevorstand einen Plan beschlossen hat, fällt ihm die Kommunikation und das Beschaffen der politischen Unterstützung zu, während die Verwaltung die Massnahmen umsetzt. Mehrjährige Pläne sind in verschiedener Hinsicht wertvoll: Sie ermöglichen es, Wahrnehmungen, Erwartungen und Möglichkeiten auszutauschen, zu klären und abzugleichen und sich auf Ziele und Massnahmen zu einigen. Einmal beschlossen, sind sie für die Verwaltung eine Leitlinie bei der täglichen Arbeit und für die Vorstandsmitglieder das Handlungsfeld für ihr politisches Wirken.
Bei der Zusammenarbeit zwischen Gemeindevorstand und der Verwaltung treffen unterschiedliche Menschen aufeinander: Gemeindevorstandsmitglieder sind von den Stimmberechtigen für vier Jahre gewählt, befristet und allermeist nebenberuflich für die Gemeinde tätig. Sie sind geprägt von Erkenntnissen und Erfahrungen aus anderen Lebensbereichen und wollen mit der Unterstützung ihrer Wählerschaft etwas bewegen. Sie treffen auf unbefristet angestellte, hauptberuflich tätige Verwaltungsfachleute, die eigenverantwortlich gute Arbeit leisten. Beide Seiten haben ein grosses Interesse an einer guten Zusammenarbeit, die zu optimalen Ergebnissen führt. Dafür ist ein hohes Mass an Koordination und Kommunikation notwendig.
