Mit der Gemeindeverwaltung sind in einem weiteren Sinn sämtliche Gemeindemitarbeitenden gemeint. Dazu zählen deshalb auch die Lehrpersonen. Für diese gelten aber vielfach separate Normen und Zuständigkeiten. Deshalb gehören in einer engeren Auslegung nur die Mitarbeitenden der allgemeinen Verwaltung dazu, allenfalls ergänzt durch die Mitarbeitenden der Werk- und Forstbetriebe.
Die Gemeindeverwaltung im engeren Sinn wird meist von der Gemeindeschreiberin/-kanzlistin oder dem Verwaltungsleiter geleitet. In einigen Gemeinden kann dies auch von der Gemeindepräsidentin bzw. dem Gemeindepräsidenten oder von einem Gemeindevorstandsmitglied bzw. Gemeinderatsmitglied übernommen werden. Diese Person führt dann auch die Mitarbeitendengespräche (vgl. 7: Gemeindeführungsmodelle). Sie hat somit die administrative Führung inne. Manchmal unterscheidet sich diese von der fachlichen Führung, die dem zuständigen Departements- oder Ressortleiter obliegt. Dies kann für Reibungsflächen sorgen.
Die Gemeindeverwaltung bereitet die Sitzungen der Exekutive vor und setzt ihre Beschlüsse um. Sie wird vom Gemeindevorstand bzw. Gemeinderat überwacht, welcher demnach auch die Disziplinarbefugnisse hat, es sei denn, diese Aufgaben wurden an andere kommunale Behörden delegiert.
Das Gemeindepersonal verfügt meist über einen sog. öffentlich-rechtlichen Einzelarbeitsvertrag, der wie im Privatrecht unter Einhaltung einer bestimmten Frist gegenseitig kündbar ist. Sofern kommunale Vorschriften fehlen, gilt die kantonale Personalgesetzgebung. Dort finden sich weitere Bestimmungen zur Begründung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses, zur Entlöhnung, zu Ferien, Arbeitszeit, Ausstand, Nebenämtern, Unvereinbarkeit etc. Die kantonalen Unterschiede sind beträchtlich.
Die Organisation der Gemeindeverwaltung ist eng mit dem jeweiligen Gemeindeführungsmodell verknüpft (vgl. 7: Gemeindeführungsmodelle). Aufgrund der Gemeindeautonomie bestehen erhebliche Unterschiede in der Organisation. Auch sind Schulen, Industrielle Betriebe sowie Forst- und Werkdienste nicht immer in die Gemeindeverwaltung eingegliedert.