Die Gemeinde muss die Öffentlichkeit gebührend informieren. Die Kommunikation in der Gemeinde sollte dabei gemäss der Konferenz der Informationsdienste der Bundesverwaltung Kommunikationsstandards erfüllen (siehe Box).
Ein Kommunikationskonzept hilft den Verantwortlichen, die Ausgangslage zu analysieren, die Kommunikationsziele zu definieren und deren Planung und Umsetzung zu organisieren. Darin werden neben den einzelnen Zielen auch die Zuständigkeiten und die entsprechenden Kommunikationsinstrumente definiert. Neben den klassischen Instrumenten (z. B. amtliches Publikationsorgan, Gemeinde-Homepage, Flugblatt, Orientierungsversammlung, Schwarzes Brett, Newsletter) haben auch die sozialen Medien an Bedeutung gewonnen. Immer mehr junge Leute informieren sich via Facebook, Twitter etc. Diese Kanäle müssen spontaner und reaktionsintensiver bewirtschaftet werden.
Wichtig ist das sog. Öffentlichkeitsprinzip, welches inzwischen auch für viele Gemeinden Gültigkeit hat. Demnach hat jede Person das Recht, amtliche Dokumente einzusehen und von den Behörden Auskünfte über den Inhalt amtlicher Dokumente zu erhalten. Damit sind Gesetze, aber auch Entscheide und Protokolle gemeint, sofern nicht namhafte Interessen entgegenstehen.
Der korrekten Kommunikation vor Wahlen und Abstimmungen kommt eine besondere Bedeutung zu. Die Stimmberechtigten sind hinreichend, aber auch zurückhaltend über den Abstimmungsgegenstand zu informieren (meist mit einer Botschaft, auch Gutachten genannt). Öffentliche Auftritte von Behördenvertretern und Beamten müssen sachlich, objektiv und verhältnismässig sein. Bei Wahlen sind behördliche Informationstätigkeiten und Einflussnahmen grundsätzlich ausgeschlossen, wenn sie über neutrale Informationen zum Wahlverfahren hinausgehen.
Die Anforderungen an die Medienarbeit sind gestiegen. Ein aktueller Web-Auftritt, das Versenden von Medienmitteilungen und die Veranstaltung von Medienkonferenzen genügen nicht mehr. Es braucht eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den regionalen Medienschaffenden. Wichtig ist die interne Absprache, damit mit einer Stimme gesprochen wird und alle auf gleichem Informationsstand sind. Dies hilft auch im Hinblick auf eine allfällige Krisenkommunikation, bei der schnell, transparent und offen kommuniziert werden muss.
